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最終更新日
執筆・監修
FI AI Lab編集部（株式会社ファーストイノベーション）
結論

受信メール、回答に含める事実、文章の条件をまとめて渡すと、ChatGPTで返信の下書きを作れます。AIには事実を考えさせず、最後は必ず人が確認します。

実際の進め方

  1. 01

    受信メールと返信の目的を整理する

    相手が何を質問しているか、今回の返信で何を伝えたいかを一文ずつ書き出します。

  2. 02

    事実と文章の条件を分けて伝える

    日程や料金など確定している事実と、丁寧さ・文字数などの文章条件を分けると、誤りを見つけやすくなります。

  3. 03

    宛先・日時・金額・添付を人が確認する

    AIの文章をそのまま送らず、固有名詞、数字、約束した内容、添付ファイルの有無を確認します。

このような仕事で使えます

  • 資料請求への返信
  • 日程調整
  • 問い合わせの一次回答

そのまま使えるプロンプト

かっこ内を自社の情報に置き換えて、ChatGPTなどの生成AIへ入力してください。

あなたは法人向けカスタマーサポートの担当者です。
次の受信メールへの返信案を作ってください。

【受信メール】
（ここに相手のメールを貼る）

【返信に含める確定事項】
・（日時、料金、対応内容など）

【条件】
・件名と本文を作る
・丁寧で簡潔な日本語、300字以内
・確定事項にない内容は推測しない
・不足情報は『要確認』と明記する
・最後に、人が確認すべき箇所を箇条書きにする

入力すると、こうなります

以下は使い方を示すサンプルです。実際の内容は、入力する情報や利用するAIによって変わります。

INPUT

入力例

受信メール：来週、サービス説明をお願いできますか。火曜か木曜の午後を希望します。
確定事項：木曜15時なら対応可能。オンライン会議は30分。URLは別途送付。
OUTPUT

出力例（イメージ）

件名：サービスご説明の日程について

〇〇様
お問い合わせありがとうございます。木曜日15時より、オンラインにて30分ほどご説明可能です。ご都合はいかがでしょうか。会議URLは日程確定後にお送りします。

確認箇所：相手の氏名／木曜日の日付／担当者署名

使う前に確認したいこと

顧客情報や機密情報を入力する前に、利用するAIの設定や社内ルールを確認してください。

※AIサービスの機能、料金、利用条件は変更される場合があります。導入時は各サービスの公式情報をご確認ください。